El propósito de esta lista de verificación es ayudarlo a planificar. El cumplimiento de este calendario es crítico para que el evento tenga éxito. Se deben presentar todos los documentos al Coordinador de Eventos del GRB a menos que se especifique lo contrario.

12 meses antes

• Presentar una copia de la reseña de las reuniones anuales y convención del año anterior.
• Agregar el nombre del Coordinador de Eventos y Gerente de Ventas del Servicio de Comidas del GRB en su lista de correo.
• Presentar sus planos de expositores e inscripción al Jefe de Bomberos para su aprobación. Este trámite debe realizarse antes de comenzar con la venta de las conseciones.

9 meses antes

• Presentar los planos a tu decorador o al Coordinador de Eventos.
• Repasar los servicios y normas con nuestros proveedores internos (servicios de comidas, concesiones, audiovisuales, eléctricos y telecomunicaciones).
• Proporcionar la información de todo posible proveedor de servicios externo, incluso:

  - Consultores para la planificación de reuniones
  - Contratista o decorador de la exposición
  - Compañía de audiovisuales y producción
  - Verificadores de gafetes y seguridad
  - DMC y transporte
  - Primeros auxilios
  - Inscripción

6 meses antes

• Programar una visita del sitio y reunión de planificación con el Coordinador de Eventos del GRB.
• Solicitar la información para expositores del GRB.
• Discutir las necesidades preliminares de comidas y bebidas con su gerente de ventas del servicio de comidas.
• Presentar las copias actualizadas de los planos al Jefe de Bomberos para su aprobación. Una vez aprobadas, enviar dos (2) copias al Coordinador de Eventos del GRB.
• Presentar su plan de transporte (autobuses, servicio de ida y vuelta, etc.).

3 meses antes

• Presentar su programa preliminar para las salas de reuniones y salón de baile y los requisitos de distribución e instalación para su revisión.
• Presentar un conjunto de servicios del expositor y una lista de expositores.
• Presentar los planes de montaje para su consideración.
• Presentar los pedidos de telecomunicaciones a Smart City.

De acuerdo con su contrato, el Certificado de Seguro y el pago final vencen 60 días antes del inicio de los eventos.